Empresa De Contabilidade Para Empresas

Sistema de Informação Contábil - AIS O que é um Sistema de Informações Contábeis - AIS Um sistema de informação contábil (AIS) é a coleta, armazenamento e processamento de dados financeiros e contábeis utilizados pelos usuários internos para denunciar informações a investidores, credores e autoridades fiscais. Um sistema de informações contábeis geralmente é um método baseado em computador para monitorar atividades contábeis em conjunto com recursos de tecnologia da informação. Um sistema de informação contábil combina práticas contábeis tradicionais. Como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP). Com recursos modernos de tecnologia da informação. Sistema de informações de contabilidade BREAKING DOWN - AIS Um sistema de informações contábeis contém vários elementos importantes no ciclo contábil. Embora a informação contida em um sistema varie entre as indústrias e o tamanho das empresas, um sistema típico de informações contábeis inclui dados relativos a receita, despesas, informações do cliente, informações dos funcionários e informações tributárias. Os dados específicos incluem pedidos de vendas e relatórios de análise, requisições de compra, faturas, registros de cheques, inventário, folha de pagamento, razão, balanço de avaliação e informações de demonstrações financeiras. Além disso, os sistemas de informação contábil são muitas vezes plataformas altamente protegidas com medidas preventivas contra vírus, hackers e outras fontes externas que tentam coletar informações. Armazenamento e Recuperação de Dados Um sistema de informações contábeis deve ter uma estrutura de banco de dados para armazenar informações. Esta estrutura de banco de dados normalmente é estruturada com linguagem de consulta que permite manipulação de tabela e dados. Um sistema de informações contábeis possui vários campos para inserir dados, bem como editar dados previamente armazenados. Saída de dados As várias saídas de um sistema de informações contábeis mostram a versatilidade de suas capacidades de manipulação de dados. Um sistema de informações contábeis produz relatórios, incluindo relatórios de envelhecimento de contas a receber com base em informações do cliente, cronogramas de depreciação para ativos fixos e saldos experimentais para relatórios financeiros. As listas de clientes, os cálculos de tributação e os níveis de estoque também podem ser reproduzidos. No entanto, as correspondências, memorandos ou apresentações não estão incluídas no sistema porque esses itens não estão diretamente relacionados aos relatórios financeiros e à contabilidade de uma empresa. Relações entre departamentos Um sistema de informação contábil se esforça para cortar diferentes departamentos. Dentro do sistema, o departamento de vendas pode fazer o upload do orçamento de vendas. Esta informação é utilizada pela equipe de gerenciamento de inventário para realizar inventário e comprar materiais. Após a compra de inventário, o sistema pode notificar o departamento de contas a pagar da nova fatura. Um sistema de informações contábeis também pode compartilhar informações sobre uma nova ordem para que os departamentos de fabricação, envio e atendimento ao cliente estejam cientes da venda. Controles internos Uma parte integrante dos sistemas de informações contábeis relaciona-se aos controles internos. Políticas e procedimentos podem ser colocados dentro do sistema para garantir que as informações sensíveis do cliente, do fornecedor e da empresa sejam mantidas dentro de uma empresa. Através do uso de negação de acesso físico, requisitos de logs, logs de acesso, autorização e segregação de funções, os usuários podem ser limitados apenas às informações relevantes necessárias para executar sua função comercial. Introdução aos sistemas de informações contábeis Carregando o player. Um sistema de informação contábil (AIS) é uma estrutura que uma empresa usa para coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e reportar seus dados financeiros para que possa ser usado por contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros (CFOs ), Auditores e agências reguladoras e tributárias. Em particular, contadores especialmente treinados trabalham com o AIS para garantir o mais alto nível de precisão nas operações financeiras e manutenção de registros de uma empresa e para disponibilizar facilmente dados financeiros para aqueles que legitimamente precisam ter acesso a ele, mantendo os dados intactos e protegidos. Este artigo descreverá os principais componentes de um AIS e alguns dos seus aplicativos da vida real. Componentes de um sistema de informação contábil Os sistemas de informações contábeis geralmente consistem em seis partes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software, infra-estrutura de tecnologia da informação e controles internos. Examine cada componente em detalhes. Pessoas As pessoas em um AIS são simplesmente usuários do sistema. Os profissionais que podem precisar usar um AIS de organizações incluem contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros e auditores. (Saiba mais em O que um diretor financeiro faz) Um AIS ajuda os diferentes departamentos de uma empresa a trabalharem juntos. Por exemplo, o gerenciamento pode estabelecer metas de vendas para as quais o pessoal pode então solicitar a quantidade adequada de inventário. O pedido de inventário notifica o departamento de contabilidade de um novo pagamento. Quando as vendas são feitas, as pessoas de vendas podem entrar em pedidos de clientes, a contabilidade pode facultar clientes, o armazém pode montar a ordem, o departamento de expedição pode enviá-lo e o departamento de contabilidade é notificado de um novo recebível. O departamento de atendimento ao cliente pode acompanhar as remessas de clientes e o sistema pode criar relatórios de vendas para gerenciamento. Os gerentes também podem ver custos de inventário, custos de envio, custos de fabricação e assim por diante. Com um AIS bem projetado, todos dentro de uma organização que está autorizada a fazê-lo podem acessar o mesmo sistema e obter a mesma informação. Um AIS também simplifica a obtenção de informações para pessoas fora da organização quando necessário. Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, observando dados de custos, dados de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos, a condição financeira e o cumprimento da Lei Sarbanes-Oxley (SOX) de uma empresa. (Saiba mais sobre os regulamentos contábeis, verifique o Histórico financeiro: o aumento da contabilidade moderna.) O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que irão usá-lo. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar, eficiência. Procedimento e Instruções O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos que ele usa para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos serão manuais e automatizados, e os dados podem ser provenientes de fontes internas (por exemplo, funcionários) e fontes externas (por exemplo, pedidos online de clientes). Procedimentos e instruções serão codificados em software AIS, eles também devem ser codificados em funcionários através de documentação e treinamento. Procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente para serem efetivos. Para armazenar informações, um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados, como linguagem de consulta estruturada (SQL), uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. O AIS também precisará várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e diferentes tipos de entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades de diferentes usuários e diferentes tipos de informações. (Um trabalho como um sonho de detetive financeiro interessante para você Saiba mais em Descobrir uma Carreira na Contabilidade Forense.) Dados Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às práticas comerciais das organizações. Qualquer informação comercial que afete as finanças da empresa deve entrar em um AIS. Os dados incluídos em um AIS dependerão da natureza do negócio, mas podem consistir no seguinte: ordens de vendas extratos de cobrança de clientes relatórios de análise de vendas requisições de compra faturas de fornecedores registros de cheques registro de registro geral dados de estoque informações de folha de pagamento informações de imposto sobre tempo real Estes dados podem então Ser usado para preparar demonstrações contábeis e relatórios, como o envelhecimento das contas a receber. Esquemas de amortização de depreciação. Balanço de teste. Lucros e perdas, e assim por diante. Tendo todos esses dados em um só lugar - no AIS - facilita atividades de manutenção de registros, relatórios, análises, auditoria e tomada de decisões. Para que os dados sejam úteis, ele deve ser completo, correto e relevante. Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam em um AIS incluem memorandos, correspondência, apresentações e manuais. Esses documentos podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas excluindo as notas de rodapé padrão. Eles não são realmente parte da manutenção financeira da empresa. Software O componente de software de um AIS é o programa de computador usado para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da empresa. Antes de haver computadores, os AISs eram sistemas manuais, baseados em papel, mas hoje, a maioria das empresas está usando o software de computador como base do AIS. Pequenas empresas podem usar Intuits Quickbooks, Sage Peachtree Accounting ou Microsofts Small Business Accounting, mas existem muitos outros. Pequenas ou médias empresas podem usar SAP Business Business. Pequenas e médias empresas podem usar Microsofts Dynamics GP, Sage Groups MAS 90 ou MAS 200, Oracles Peoplesoft ou Epicor Financial Management. Qualidade, confiabilidade e segurança são componentes-chave do software AIS efetivo. Os gerentes contam com a informação que produzem para tomar decisões para a empresa, e eles precisam de informações de alta qualidade para tomar decisões sãs. Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de diferentes tipos de negócios. Se um programa existente não atende às necessidades de uma empresa, o software também pode ser desenvolvido internamente com entrada substancial de usuários finais ou pode ser desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a organização. O sistema poderia até ser terceirizado para uma empresa especializada. Para empresas de capital aberto. Independentemente do programa de software e das opções de personalização escolhidas pela empresa, os regulamentos da Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isso ocorre porque os regulamentos da SOX estabelecem controles internos e procedimentos de auditoria que as empresas públicas devem cumprir. Infraestrutura de tecnologia da informação A infra-estrutura de tecnologia da informação é apenas um nome extravagante para o hardware usado para operar o sistema de informações contábeis. A maioria desses itens de hardware são coisas que uma empresa precisaria ter de qualquer maneira - eles incluem computadores pessoais, servidores, impressoras, protetores de sobretensão, roteadores, mídia de armazenamento e possivelmente uma fonte de energia de backup. Além do custo, os fatores a considerar na seleção de hardware incluem velocidade, capacidade de armazenamento e se ele pode ser expandido e atualizado. (Pensando em tornar-se um contador Ler, Comprar uma Certificação Contabilística.) Talvez o mais importante, o hardware selecionado para um AIS deve ser compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível, mas otimizado, um sistema desajeitado será muito menos útil que um rápido. As empresas de modo único podem atender facilmente aos requisitos de compatibilidade de hardware e software, através da compra de um sistema turnkey que inclui o hardware e o software que o negócio precisa. Comprar um sistema turnkey significa, teoricamente, que a empresa obterá uma ótima combinação de hardware e software para o AIS. Um bom AIS também deve incluir um plano para manutenção, manutenção, substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um plano para a disposição de hardware quebrado e desatualizado para que os dados confidenciais sejam completamente destruídos. Controles Internos Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que contém para proteger dados confidenciais. Estes podem ser tão simples como senhas ou tão complexas quanto a identificação biométrica. Um AIS deve ter controles internos para proteger contra o acesso não autorizado ao computador e para limitar o acesso a usuários autorizados que inclui alguns usuários dentro da empresa. Também deve impedir o acesso não autorizado a arquivos por pessoas com permissão para acessar somente partes selecionadas do sistema. (Para obter mais informações sobre segurança pessoal, consulte Protegendo seus documentos financeiros de desastre.) Um AIS contém informações confidenciais que pertencem não apenas à empresa, mas também aos seus funcionários e clientes. Esses dados podem incluir números da Segurança Social. Informações de salário, números de cartão de crédito, e assim por diante. Todos os dados em um AIS devem ser criptografados, e o acesso ao sistema deve ser registrado e supervisionado. A atividade do sistema também deve ser rastreada. Um AIS também precisa de controles internos que o protejam de vírus de computador, hackers e outras ameaças internas e externas para a segurança da rede. Além disso, ele deve ser protegido de desastres naturais e sobretensões que podem causar perda de dados. (Saiba como você pode obter um emprego neste campo, leia um guia para carreiras em sistemas de informações contábeis.) AISs na vida real Nós vimos como um AIS bem projetado permite que uma empresa funcione sem problemas no dia-a-dia ou Dificulta sua operação se o sistema estiver mal projetado. Um terceiro uso para um AIS é que quando uma empresa está com problemas, os dados em seu AIS podem ser usados ​​para descobrir a história do que deu errado. Os casos de WorldCom e Lehman Brothers fornecem dois exemplos. Em 2002, os auditores internos da WorldCom Eugene Morse e Cynthia Cooper usaram o AIS da empresa para descobrir 4 bilhões em alocações fraudulentas de despesas e outras entradas contábeis. Sua investigação levou ao encerramento do diretor-financeiro Scott Sullivan, bem como a uma nova legislação. (Seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley, que regula os controles e procedimentos financeiros internos das empresas. (Um trabalho como um sonho financeiro parece interessante para você Saiba mais em Descobrir uma Carreira na Contabilidade Forense.) Ao investigar as causas do colapso Lehmans, Uma revisão de seu AIS e outros sistemas de dados foi um componente chave, juntamente com a coleta e revisão de documentos e entrevistas de testemunhas. A busca pelas causas da falha da empresa exigiu uma extensa investigação e revisão do Lehmans operacional, comercialização, avaliação. E outros sistemas de dados, de acordo com o relatório dos examinadores de nove volumes de 2.200 páginas. Os sistemas Lehmans fornecem um exemplo de como um AIS não deve ser estruturado. O relatório do examinador Anton R. Valukass afirma: no momento da sua falência, Lehman manteve Um patchwork de mais de 2.600 sistemas de software e aplicativos. Muitos dos sistemas Lehmans eram arcanos, desatualizados ou não padronizados. O examinador decidiu concentrar seus esforços no 96 sistemas que pareciam mais relevantes, e o exame requer treinamento, estudo e teste e erro apenas para aprender a usar os sistemas. (Também verifique o estudo de caso: o colapso de Lehman Brothers e um olhar interno aos auditores internos.) O relatório Valukass também observou que os sistemas Lehmans eram altamente interdependentes, mas suas relações eram difíceis de decifrar e não estavam bem documentadas. Demorou esforços extraordinários para desvendar esses sistemas para obter as informações necessárias. Conclusão Os seis componentes de um AIS trabalham juntos para ajudar os principais funcionários a coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e reportar seus dados financeiros. Ter um sistema de informação contábil bem desenvolvido e mantido que é eficiente e preciso é um componente indispensável de um negócio bem sucedido. Uma medida da rentabilidade operacional de uma empresa. É igual ao lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização. Uma rodada de financiamento onde os investidores adquirem ações de uma empresa com uma avaliação mais baixa do que a avaliação colocada sobre o. Um atalho para estimar o número de anos necessários para dobrar o seu dinheiro a uma dada taxa de retorno anual (ver anual composto. A taxa de juros cobrada sobre um empréstimo ou realizada em um investimento durante um período de tempo específico. A maioria das taxas de juros são. Garantia de grau de investimento apoiada por um conjunto de títulos, empréstimos e outros ativos. Os CDOs não se especializam em um tipo de dívida. O ano em que o primeiro ingresso de capital de investimento é entregue a um projeto ou empresa. Isso marca quando o capital é.